SameSystem er et workforce management-system udviklet til detail og restaurationsbranchen – med et klart mål om at levere markedets mest præcise og brugervenlige løsning til vagtplanlægning. Vi tror ikke på automatisering for enhver pris, men på kraften i Human Assisted AI der styrker – ikke erstatter – den menneskelige beslutningsevne.
Af Tobias Ritlov
Forecasting – mere præcis budgettering
For omkring fem år siden begyndte vi i SameSystem systematisk at udforske, hvordan kunstig intelligens kunne bruges til at forbedre og effektivisere
vagtplanlægning. Det var en bevidst strategisk beslutning, baseret på et tydeligt potentiale, vi så i markedet: behovet for mere præcis budgettering.
I detail- og restaurationsbranchen ser vi ofte, at både små og store virksomheder baserer budget og bemanding på meget enkle principper.
Vores erfaring er, at butikschefer har en tendens til at bruge samme fordelingsnøgle som året før. Budgettet fordeles procentvis over måneder og ugedage uden at tage højde for ændrede kundemønstre, sæsonudsving eller nye konkurrenter i nærområdet, som kan påvirke tilstrømningen af kunder.
Denne tilgang kan koste både tid og ressourcer. Enten skal vagtplanen ændres undervejs, eller også opstår der udfordringer med over- eller underbemanding – noget, der hurtigt kan blive kritisk i en branche, hvor marginerne er små, og fleksibilitet er afgørende.
Derfor så vi et klart potentiale i at udvikle en AI-baseret løsning, som kunne give vores kunder langt mere præcise prognoser for bemandingsbehovet. Med bedre indsigt får
butikscheferne det, de har brug for, til at træffe de rigtige beslutninger – med det samme – så de kan bruge mere tid ude i butikken, hvor værdien skabes.
Samtidig reduceres risikoen for bemandingsproblemer, som i værste fald kan føre til tabt indtægt. Vores forecasting-løsning analyserer butikkens historiske data og identificerer mønstre for at forudsige bemandingsbehov – time for time. Med afsæt i dette genereres et forslag til vagtplan, som butikschefen derefter tilpasser og bemander med det rette personale.
Resultatet er tydeligt: bedre planlægningskvalitet, mere præcis bemanding og smartere brug af ressourcer. Det har banet vejen for at tage endnu mere avancerede AI-løsninger i brug.
Projekt Next Generation
For at løfte vagtplanlægning til næste niveau har vi startet Projekt Next Generation. Her bygger vi et intelligent kommunikationslag oven på forecastløsningen for at frigøre yderligere tid og ressourcer.
Systemet vil stadig forudsige bemandingsbehovet, men i stedet for at generere faste vagter, som butikschefen skal tilpasse medarbejderne til, bliver planlægningsflowet langt mere dynamisk. Vagterne oprettes i samarbejde med medarbejderne, hvor deres behov og præferencer indgår i beregningen.
Konkret vil AI’en først lave et udkast til vagtplan baseret på prognosen. Derefter kontakter systemet medarbejderne med forslag til vagter, der er tilpasset den enkeltes tilgængelighed og arbejdshistorik.
Hvis en medarbejder for eksempel ikke kan arbejde fra kl. 10–17, men er tilgængelig fra kl. 12–17, kan dette nemt meldes tilbage. AI’en vurderer automatisk ændringen op imod bemandingsbehovet og beregner, om det er økonomisk og driftsmæssigt forsvarligt at tilpasse vagten. Hvis svaret er ja, ændres vagten automatisk i tråd med medarbejderens ønske.
Alt sker sømløst og automatisk. Medarbejderne får kun foreslået vagter, der både matcher deres præferencer og er rentable for virksomheden.
Et eksempel: Ændrer vejrudsigten sig, og AI forudser reduceret kundetrafik til en butik på en gågade, kan systemet proaktivt tilbyde en deltidsansat fri. Hvis medarbejderen takker
nej – f.eks. af økonomiske årsager – vil AI foreslå en alternativ vagt senere. På den måde undgås overbemanding, samtidig med at fleksibilitet og bemandingsbehov balanceres optimalt.
Kombinationen af vores forecast-model – som kontinuerligt analyserer faktorer, der påvirker bemandingsbehovet – og en dynamisk, fleksibel planlægningsproces skaber en løsning, der er helt unik på markedet.
Vi har allerede udviklet fungerende prototyper, som giver gode resultater, og arbejdet med videreudvikling er i fuld gang. Samtidig er vi i tæt dialog med flere kunder for at teste løsningen i praksis før den fulde lancering.
Menneskelig validering er nøglen
Automatisering må aldrig gå på kompromis med kvaliteten. Vores vigtigste opgave er at sikre, at den rigtige vagtplan bliver lavet – hver gang. Og hvis det betyder, at planlæggeren skal bruge lidt mere tid, så er det en investering, der betaler sig.
Der er ingen gevinst i at spare tre-fire timer på automatisering, hvis vagtplanen rammer 10 procent forkert på bemandingsbehovet – så taber virksomheden penge.
Derfor har vi fra begyndelsen arbejdet efter princippet om at Human Assisted AI skal støtte – ikke erstatte – den menneskelige vurdering. AI skal komme med forslag og forbedre processer – men det er altid et menneske, der træffer den endelige beslutning og finjusterer planen.
Butikschefen skal fortsat have kontrol og ejerskab over vagtplanen. Det sikrer både kvalitet og ansvarlighed – og forhindrer, at skylden skydes på ”systemet”, hvis noget går galt. Det er netop denne kombination af avanceret teknologi og menneskelig indsigt, der skaber de bedste resultater.
Vi tror ikke, at fremtiden for Workforce Management handler om at erstatte mennesker med teknologi – men om at bruge teknologien klogt til at styrke beslutninger og effektivisere processer.
Human Assisted AI er grundstenen i vores filosofi: Automatisér der, hvor det giver værdi – og lad mennesker kvalitetssikre, hvor det er nødvendigt.
Vi ser en fremtid med mere dynamisk, fleksibel og intelligent vagtplanlægning end nogensinde før – og vi glæder os til at fortsætte med at udfordre grænserne for, hvad der er muligt.
Fakta om SameSystem:
- Workforce Management-system specialiseret til detail- og restaurationsbranchen
- Grundlagt: 2008
- Antal ansatte: 75
- Tilstede i: 24 lande
- Kunder: Over 1.300 virksomheder / 185.000+ brugere
Læs mere om SameSytem og vores Workforce Management løsning her
