Blog – Løn & Regnskab

Digitalisering af økonomifunktion

Digitalisering af økonomifunktion: 5 enkle måder at komme i gang

Få 5 konkrete måder at digitalisere økonomifunktionen og automatisere manuelle arbejdsgange – uden at det bliver et stort, uoverskueligt projekt.

Flere små og mellemstore virksomheder stiller sig tilfredse med en økonomifunktion, der overordnet fungerer, og hvor løn bliver udbetalt til tiden. Derfor bliver økonomifunktionen ofte overset. Endda særligt når det kommer til digitalisering af manuelle processer og automatisering af manuelle arbejdsgange.

I dette blogindlæg gennemgår vi fem konkrete områder, hvor små og mellemstore virksomheder kan digitalisere økonomifunktionen og lønfunktionen – trin for trin, uden at det kræver et stort forandringsprojekt.

Hvad betyder det at digitalisere økonomifunktionen?

At digitalisere økonomifunktionen handler kort sagt om at erstatte manuelle, papirbaserede og tidskrævende processer. Det gælder alt fra håndtering af kvitteringer, fakturaer og lønbilag. Disse skal erstattes med digitale systemer, der automatisk indsamler, bogfører og strukturerer data. Målet er en mere effektiv, fejlfri og gennemsigtig økonomistyring.

Det sikrer en hverdag hvor medarbejderne i økonomifunktionen bruger mindre tid på tastearbejde og mere tid på analyse og rådgivning.

Inden du går i gang…

Har du som medarbejder i økonomifunktionen et ønske om at rejse midler til digitale forandringsprojekter, men frygter, at det bliver for stort et projekt? Så tøv ej.

En af de hyppigste fejl, der begås, inden digitale forandringsprojekter søsættes, er ønsket om at gøre det hele på én gang. Ledelsen præsenteres for en stor digitaliseringsplan, der skal omfavne alle facetter af økonomifunktionen uden undtagelser. Det er en form for idealisme, der er både urealistisk og alt for ressourcekrævende.

Selvom digitale forandringsprojekter ofte virker uoverskuelige, er der faktisk noget konkret, du kan gøre for at sætte gang i digitaliseringen af økonomifunktionen. Løsningen er at starte i det små og digitalisere arbejdsgangene én ad gangen.

Digitale forandringsprojekter bør implementeres og monitoreres løbende, så I hurtigt kan komme i gang og se den konkrete effekt. De fem områder herunder fungerer derfor som inspiration til, hvor I kan starte den digitale transformation af økonomifunktionen og dermed udfase ineffektivt bogholderi.

1. Kvitteringer

Håndterer du stadig bunker af kvitteringer og udlæg manuelt? Så er det tid til at sætte et punktum for krøllede bonner og detektivarbejde. Det er ikke ualmindeligt, at kvitteringer går tabt og bliver glemt.

Der findes i dag flere digitale firmakortløsninger, hvor medarbejderne hurtigt og nemt kan tage et billede af kvitteringen og uploade den direkte til økonomisystemet.

Fordelen ved at digitalisere denne proces er, at I minimerer fejl fra manuelt tastearbejde. Automatisering af manuelle arbejdsgange sparer desuden den økonomiansvarlige for utallige manuelle steps, da posteringer kan overføres direkte til økonomisystemet. Og så slipper I for at jagte medarbejdere, der mangler at sende den forsvundne kvittering fra sidste måneds firmaudflugt.

Investér i en firmakortløsning, hvor medarbejderne modtager en notifikation på telefonen om at tage et billede af kvitteringen, når firmakortet er brugt. Billedet gøres med det samme tilgængeligt for økonomifunktionen, så kvitteringerne afleveres rettidigt – uden ekstra besvær for medarbejderne.

2. Leverandør- og kundefakturaer

Har du overvejet, hvor meget tid din virksomhed reelt bruger på manuel håndtering af leverandør- og kundefakturaer? Alt for mange virksomheder bruger enorme mængder tid på fakturaadministration, hvilket koster dyrebar tid og ressourcer i økonomifunktionen.

Løsningen ligger i digital fakturahåndtering. Til leverandørfakturaer kan I med fordel bruge et system, hvor fakturaerne blot sendes til en mailadresse og derefter automatisk scannes og arkiveres digitalt, klar til bogføring.

Kundefakturaer er på samme vis et område, hvor I kan opnå en væsentlig tidsbesparelse – dels ved at sikre, at fakturaerne indeholder de rette oplysninger, dels ved at sende dem digitalt. Det forenkler processen, ikke kun for jer, men også for jeres kunder, og I vil ofte opleve hurtigere betaling, hvilket styrker likviditeten.

3. Lønadministration

De tunge, manuelle processer, der typisk præger lønarbejdet, kan let optimeres med det rette lønsystem – endnu et eksempel på digitalisering af arbejdsgange i økonomifunktionen.

Det rette lønsystem automatiserer en lang række processer, herunder automatisk bogføring af lønkørsler til økonomisystemets kassekladde. Bogføringen bliver samtidig mere fejlfri, fordi der er færre repetitive led for manuelt tastearbejde.

Nyere lønsystemer giver desuden mulighed for at sende lønsedler til godkendelse hos de ansvarlige medarbejderne, inden lønnen køres, samt at følge handlinger i realtid for bedre indblik i løbende rettelser.

Bruger I tids- og planlægningssystemer, er der yderligere gevinster at hente, hvis lønsystemet har direkte integration eller kan omdanne data om tid og overenskomster til lønarter. På den måde automatiserer I udvekslingen af data og reducerer de manuelle processer yderligere.

Et af de systemer, der understøtter disse funktioner, er Intect, som er ECITs eget lønsystem. Med Intect får I et intuitivt og innovativt lønsystem, der gør lønbehandlingen nem og tilgængelig for hele organisationen.

4. Tidsregistrering

Mange virksomheder tidsregistrerer stadig i Excel. Men sælger I timer, eller har I behov for at styre medarbejdernes tid, er tidsregistrering et af de områder, hvor digitalisering virkelig kan betale sig.

Der er ofte forskel på, hvad virksomheden ønsker at bruge tiden på, og hvad der rent faktisk bruges tid på. Det er her, et dedikeret værktøj til tidsstyring og -registrering for alvor viser sin værdi. Især fordi bogholderen ellers tynges af tunge administrative processer i form af åbne regneark og manuel efterkontrol.

Excel er trygt og genkendeligt, hvilket er hovedårsagen til, at mange virksomheder stadig benytter løsningen. Men for konsulenter, der registrerer tid på farten, er Excel en uhensigtsmæssig lappeløsning, der øger risikoen for fejl og kan resultere i en lavere faktureringsgrad.

5. Rapporteringsværktøj – følg op på vigtige nøgletal

Indtil nu har vi gennemgået, hvordan I kan automatisere processerne før og under selve bogføringsarbejdet. Tilsammen skaber dette en digitaliseret økonomifunktion, der genererer store mængder data. Spørgsmålet er, hvad I skal stille op med dem – og svaret er naturligvis, at I skal bruge dataene til at følge op på, hvordan virksomheden reelt klarer sig.

Med det rette BI-værktøj til visualisering og rapportering af nøgletal kan I tage virksomheden til næste udviklingstrin. Data om omsætning, nettoindtjening samt drifts- og lønomkostninger har stor værdi for det strategiske beslutningsgrundlag.

Et BI-værktøj samler data fra jeres ERP- og/eller økonomisystem i én platform og giver et detaljeret overblik over virksomhedens økonomiske nøgletal, aktiviteter og KPI’er. Dermed skaber I de bedste betingelser for at træffe de rigtige beslutninger på det rigtige tidspunkt.

FAQ

Ofte stillede spørgsmål om digitalisering af økonomifunktionen

Hvorfor skal man digitalisere økonomifunktionen?

Digitalisering reducerer manuelle fejl, frigør tid hos medarbejderne og giver hurtigere, mere pålidelige data til at træffe forretningsbeslutninger på.

Hvor starter man, når man skal digitalisere økonomifunktionen?

Start i det små med ét område ad gangen – fx kvitteringshåndtering eller fakturabehandling – frem for at lave én stor digitaliseringsplan for hele økonomifunktionen på én gang.

Hvilke arbejdsgange kan automatiseres først?

De mest oplagte steder at starte automatisering af manuelle arbejdsgange er kvitterings- og udlægshåndtering, leverandør- og kundefakturaer samt lønadministration.

Andre blogs om Løn & Regnskab

Kontakt

Vil du vide mere om at digitalisere din økonomifunktion?

Udfyld kontaktformularen og vi kontakter dig hurtigst muligt eller ring til os.

+45 22 16 84 05