Business Central Cloud Jeg tror ikke, cloud’en går væk lige foreløbig Skrevet af Valde Sandberg Christensen Tilbage til inspirationssiden Over det seneste årti har mange efterhånden fået Microsoft Dynamics 365 Business Central i skyen. Vi har pensioneret servere, NAS’er, fysiske firewalls og fjernskriveborde – og gudskelov for det, for den del er blevet noget nemmere. Men bedst som vi går og småglemmer det gamle håndværk, får vi brug for det igen. Det manglende led i driften Kvalitetsafdelingen skal have adgang. Hvad skal deres rettigheder være? Hvor opretter man brugere henne? Eller endnu værre: Opdateringerne. Den nye bogføringslov medvirker eksempelvis, at der skal tages action – opdateringen bliver lagt på, uanset om det passer ind eller ej. Cloud-løsninger drifter nemlig ikke sig selv. Udfordringen opstår ofte her: IT tænker, at bogholderiet har styr på bogføringsloven. Bogholderiet tror, at IT har styr på systemopdateringerne. Leverandøren gør sjældent noget af sig selv. CFO’en bliver utilfreds, når fakturaerne ikke bliver bogført. Dette resulterer ofte i, at arbejdet bliver gjort med “hiv og sving” lige efter en opdatering, hvor brugere får tildelt super-rettigheder, blot fordi det er det, der virker her og nu. Fra teknik til mennesker I dag handler “drift” i mindre grad om teknik og i højere grad om mennesker. Nye brugere skal vises på plads, og roller og rettigheder skal give mening i hverdagen. Microsoft har offentliggjort 95 artikler om ændringerne i den seneste opdatering. For ni ud af ti danske Business Central-implementeringer er det måske kun en håndfuld af dem, der er relevante. Det kan være små detaljer: En knap flytter sig. Et felt bliver obligatorisk. En tegnbegrænsning ændres (f.eks. fra 55 til 45 tegn). Kunsten ligger i at finde frem til lige præcis den detalje, der kan spare en bogholder for en time om ugen – eller koste den. Hvornår sker det? Opdateringerne er gode og bringer en strøm af forbedringer, men man skal være forberedt: Wave 1: Meldes ud i april. Wave 2: Kører fra efterår til vinter. Det behøver ikke være kompliceret at få hånd om det, men det kræver, at man bruger den tid, der rent faktisk er til rådighed til planlægning. Tilbage til inspirationssiden Michael Hassing Jeg deler glædeligt mine erfaringer Director of Sales ECIT Consulting A/S +45 32 27 07 77 michael.hassing@ecit.com Læs vores øvrige blogindlæg Vis alle post.heading post.text Læs mere FAQ Test i Sandbox – men test jeres virkelighed Microsoft tester platformen. Det betyder ikke nødvendigvis, at jeres processer, integrationer eller dataafhængigheder virker bagefter. Det er sjældent standardsystemet, der vælter. Derfor er egne tests i Sandbox afgørende. Definér på forhånd hvilke forretningskritiske processer der skal testes (fx bogføring, betalinger, lager, integrationer) – før I siger ja til opgradering. Erfaring: De fleste alvorlige fejl opdages først, når brugerne tester deres daglige arbejdsgange. Få styr på Apps, integrationer og tilpasninger De største problemer opstår sjældent i standardfunktionaliteten. De opstår i det, der er bygget ovenpå. Sørg for at: Alle apps er kompatible med den nye version Der er taget aktiv stilling til integrationer (bank, webshop, EDI, rapportering mv.) Eventuelle tilpasninger er gennemgået op imod ændringer i Microsofts standard Jo tættere man er på standard, desto lavere opgraderingsrisiko. Planlæg timing – opgraderingerne kommer hvert år Opgraderingerne kommer ikke som en overraskelse. Der kommer to om året. Undgå at ramme: Årsafslutning Travle bogføringsperioder Større interne projekter Ferieperioder med lav bemanding En rolig opgradering starter som regel med god tid til test, tilpasninger og intern forberedelse. Sæt tid af til at forstå nye og ændrede funktioner – ikke kun teknikken Det handler ikke kun om tekniske opdateringer. De handler også om hverdagen i systemet. Små ændringer kan få overraskende stor betydning: en funktion flytter placering eller er forsvundet et felt bliver obligatorisk en arbejdsgang ændrer rækkefølge en integration opfører sig lidt anderledes Det er ofte her frustrationerne opstår efter en opgradering – ikke fordi systemet er nede, men fordi arbejdsgangen pludselig føles anderledes. “What’s new” bør derfor bruges aktivt til at vurdere: Hvad der kræver yderligere test Hvad der kræver brugerintroduktion og træning Hvad der kræver tilpasning af eksisterende processer og dokumentation Placér ansvaret for opdateringerne Cloud betyder ikke, at ansvaret forsvinder. En gnidningsfri opgradering kræver, at ansvaret er tydeligt defineret. Nogen skal følge kommende versioner. Nogen skal sikre, at der bliver testet i tide. Og nogen skal kunne handle hurtigt, hvis noget viser sig ikke at fungere. I praksis er det sjældent IT, økonomi eller leverandøren alene, der ejer opgaven. Og når ejerskabet ikke er tydeligt, bliver arbejdet ofte først gjort, når noget allerede er gået galt. Det afgørende er ikke rollen, men at ansvaret ikke ender mellem to stole.
