Kompleks fakturering med mange linjer og i flere forskellige IT-systemer kræver tid, koncentration og tålmodighed. Risikoen for fejl og forsinkelser er altid til stede – medmindre en digital assistent tager over, som hos Færch & Co.
Virksomhedsoplysninger:
- Grundlagt: 1979
- Branche: Tømrer og bygningssnedker
- Medarbejdere: 90
- Lokation: Danmark
En flaskehals, der kaldte på en smartere løsning
Når Færch & Co. rykker ud fra en af deres tre lokationer for at løse service- eller forsikringsopgaver, starter en struktureret proces. Hver opgave genererer en sag og en faktura, der ofte indeholder op til 50 linjer med detaljer som arbejdstimer og materialer. Tidligere blev disse data indtastet manuelt – en tidskrævende opgave, der krævede stor præcision for at undgå fejl. Med et højt antal sager, der dagligt strømmer gennem virksomheden, blev det klart, at denne proces var en flaskehals, der kaldte på en smartere løsning.
Stakkevis af fakturaer og timevis af manuelt arbejde
Før samarbejdet med ECIT var det servicekoordinator Malene Grønning, der håndterede faktureringen. Hun fortæller: ”Jeg plejede at tage et par dage ad gangen, hvor jeg sad med stakkevis af fakturaer – med 20, 30 eller op til 50 fakturalinjer pr. faktura. Hvis jeg arbejdede koncentreret, kunne jeg måske klare én faktura på ti minutter. Det gælder især forsikringsopgaver, der kommer ind via Scalepoints forsikringsportal – der er mange linjer, mange data, og det hele skal håndbæres fra det ene system til det næste, inden man kan skrive den endelige faktura. Det tager bare lang tid, og fejl kan opstå”
En digital assistent tager over
Hos Færch & Co. var fordelene ved en digital assistent åbenlyse. Malene Grønning forklarer:
“Det er jo ensformigt tastearbejde, hvor man altid gør det samme hver gang. Men det er vigtigt – og det må ikke gå galt”
Hvad gør den digitale assistent?
“Vi har allerede udviklet en automatiseret proces for sagsoprettelse fra kommuner sammen med ECIT Automate. Her var reaktionstiden en afgørende faktor. Nogle gange skulle der reageres inden for en time, og det er bare ikke altid menneskeligt muligt. Derfor satte vi en digital assistent til at klare den slags for os – og det virkede bare fantastisk.” fortæller Malene Grønning.
Tryghed for kunden og bedre cashflow
Den digitale assistent overfører nu data mellem tre forskellige systemer, registrerer alt korrekt, opretter fakturaer og får dem sendt automatisk. Kun hvis der mangler data, sender den en besked til en medarbejder. Hver nat kl. 04:00 fakturerer den automatisk gårsdagens opgaver. Dette frigør tid og ressourcer - og giver Færch & Co. et hurtigere flow i hele faktureringsprocessen og kunderne en mere effektiv og fejlfri oplevelse.
Malene Grønning tilføjer: ”Den digitale assistent gør, at jeg ikke længere skal bruge 30 % af min tid på repetitive opgaver og kan dykke mere effektivt ned i andre ting.”
Flere fordele end forventet
Den digitale assistent er også blevet et konkurrenceparameter, når Færch & Co. skal vinde nye kunder. Effektiv fakturering og overholdelse af betalingsbetingelser værdsættes højt af både private og offentlige kunder – noget, virksomheden nu er kendt for.
“Det er noget af det bedste, vi har gjort længe,” siger Malene Grønning.
Fakta om den digitale assistent
- Hvad er det?: En digital assistent fra ECIT er en software-robot baseret på Robotic Process Automation (RPA), der automatiserer regelbaserede, repetitive opgaver som f.eks. dataindtastning og fakturering.
- Funktioner: Håndterer komplekse processer på tværs af IT-systemer, integrerer cloud-baserede tjenester og udfører opgaver med høj præcision døgnet rundt.
- Fordele: Sparer tid og omkostninger, reducerer fejl, forbedrer datakvalitet og frigør medarbejdere til andre opgaver, hvilket øger produktivitet og tilfredshed.
