SameSystem er et workforce management-system utviklet for detaljhandel og restaurantbransjen – med et klart mål om å levere markedets mest presise og brukervennlige løsning for vaktplanlegging. Vi tror ikke på automatisering for enhver pris, men på kraften i Human Assisted AI: kunstig intelligens som styrker, ikke erstatter, den menneskelige beslutningsevnen.
Av Tobias Ritlov, MD i SameSystem
Fakta om SameSystem
- Workforce management-system spesialisert for detaljhandel og restaurantbransjen
- Grunnlagt: 2008
- Antall ansatte: 75
- Til stede i: 24 land
- Kunder: Over 1.300 virksomheter / 185.000+ brukere
- En del av ECIT siden februar 2025
Forecasting – mer presis budsjettering
For rundt fem år siden begynte vi i SameSystem systematisk å utforske hvordan kunstig intelligens kunne brukes til å forbedre og effektivisere vaktplanleggingen. Det var en bevisst strategisk beslutning, basert på et tydelig potensial vi så i markedet: behovet for mer presis budsjettering.
Innen detaljhandel og restaurantbransjen ser vi ofte at både små og store virksomheter baserer budsjett og bemanning på svært enkle prinsipper.
Erfaringen vår er at butikksjefer har en tendens til å bruke samme fordelingsnøkkel som året før. Budsjettet distribueres prosentvis over måneder og ukedager uten å ta hensyn til endrede kundemønstre, sesongvariasjoner eller nye konkurrenter i nærområdet som kan påvirke kundetilstrømningen.
Denne tilnærmingen kan koste både tid og ressurser. Enten må vaktplanen gjøres om underveis, eller så oppstår det utfordringer med over- eller underbemanning – noe som raskt kan bli kritisk i en bransje hvor marginene er små og fleksibilitet er avgjørende.
Derfor så vi et klart potensial i å utvikle en AI-basert løsning som kunne gi kundene våre langt mer treffsikre prognoser for bemanningsbehovet. Med bedre innsikt får butikksjefene det de trenger for å ta riktige beslutninger – med én gang – slik at de kan bruke mer tid ute i butikken, der verdien skapes.
Samtidig reduseres risikoen for bemanningsproblemer som i verste fall kan føre til inntektstap.
Forecasting-løsningen vår analyserer butikkens historiske data og identifiserer mønstre for å forutsi bemanningsbehovet – time for time. Basert på dette genereres et forslag til vaktplan, som butikksjefen deretter tilpasser og bemanner med riktig personell.
Resultatet er tydelig: bedre planleggingskvalitet, mer presis bemanning og smartere ressursbruk. Dette har banet vei for å ta i bruk enda mer avanserte AI-løsninger.
Prosjekt Next Generation
For å ta vaktplanlegging til neste nivå har vi startet Prosjekt Next Generation. Her bygger vi et intelligent kommunikasjonslag over forecast-løsningen for å frigjøre ytterligere tid og ressurser.
Systemet vil fortsatt forutsi bemanningsbehovet, men i stedet for å generere faste vakter som butikksjefen må tilpasse medarbeiderne til, blir planleggingsflyten langt mer dynamisk. Vaktene opprettes i samarbeid med de ansatte, hvor deres behov og preferanser tas med i beregningen.
Konkret vil AI-en først lage et utkast til vaktplan basert på prognosen. Deretter kontakter systemet de ansatte med forslag til vakter som er tilpasset den enkeltes tilgjengelighet og arbeidshistorikk.
Hvis en medarbeider for eksempel ikke kan jobbe fra kl. 10–17, men er tilgjengelig fra kl. 12–17, kan dette enkelt meldes tilbake. AI-en vil da automatisk vurdere endringen opp mot bemanningsbehovet og beregne om det er lønnsomt og driftsmessig forsvarlig å tilpasse vakten. Hvis svaret er ja, endres vakten automatisk i tråd med medarbeiderens ønske.
Alt skjer sømløst og automatisk. Medarbeiderne får kun foreslått vakter som både matcher deres preferanser og er lønnsomme for virksomheten.
Et eksempel: Endrer værmeldingen seg, og AI forutser redusert kundetrafikk til en butikk i en gågate, kan systemet proaktivt tilby fri til en deltidsansatt. Hvis medarbeideren takker nei – for eksempel av økonomiske grunner – vil AI foreslå en alternativ vakt senere. Slik unngås overbemanning, samtidig som fleksibilitet og bemanningsbehov balanseres optimalt.
Kombinasjonen av vår forecast-modell – som kontinuerlig analyserer faktorer som påvirker bemanningsbehovet – og en dynamisk, fleksibel planleggingsprosess skaper en løsning som er helt unik i markedet.
Vi har allerede utviklet fungerende prototyper som gir gode resultater, og arbeidet med videreutvikling pågår for fullt. Samtidig er vi i tett dialog med flere kunder for å teste løsningen i praksis før full lansering.
Menneskelig validering er nøkkelen
Automatisering må aldri gå på bekostning av kvalitet. Vår viktigste oppgave er å legge til rette for at riktig vaktplan blir laget – hver gang. Og om det innebærer at planleggeren bruker litt mer tid, så er det en investering som lønner seg.
Det er ingen gevinst i å spare tre–fire timer på automatisering dersom vaktplanen bommer med 10 prosent på bemanningsbehovet – da taper virksomheten penger.
Derfor har vi helt fra starten jobbet etter prinsippet om Human Assisted AI: Kunstig intelligens skal støtte, ikke erstatte, den menneskelige vurderingen. AI skal gi forslag og forbedre prosesser – men det er alltid et menneske som tar den endelige beslutningen og finjusterer planen.
Butikksjefen skal fortsatt ha kontroll og eierskap til vaktplanen. Det sikrer både kvalitet og ansvarlighet – og forhindrer at skylden legges på “systemet” hvis noe går galt. Det er nettopp denne kombinasjonen av avansert teknologi og menneskelig innsikt som gir de beste resultatene.
Vi tror ikke at fremtiden for workforce management handler om å erstatte mennesker med teknologi – men om å bruke teknologien smart for å styrke beslutningene og effektivisere prosessene.
Human Assisted AI er selve grunnmuren i vår filosofi: Automatiser der det gir verdi, og la mennesker kvalitetssikre der det er nødvendig.
Vi ser for oss en fremtid med mer dynamisk, fleksibel og intelligent vaktplanlegging enn noen gang før – og gleder oss til å fortsette å utfordre grensene for hva som er mulig.
