Bruker du Teams, men føler at det ikke fungerer optimalt? Her har vi samlet noen vanlige utfordringer og løsninger på disse.
Under pandemien tok mange virksomheter raskt i bruk Teams, men manglet den nødvendige tiden til å implementere det på en grundig måte. Siden den gang har Teams utviklet seg betydelig, og det kan være mange ubenyttede funksjoner som kan effektivisere arbeidshverdagen din.
De vanligste Teams-utfordringene vi ser er:
- "Jeg må ofte logge meg inn og ut på forskjellige kontoer"
a. Hvis du har både private og profesjonelle Microsoft-kontoer, eller bruker Teams som gjest, kan det være frustrerende å måtte logge inn og ut av ulike kontoer. Dette fører ofte til tap av oversikt og forstyrrer arbeidsflyten.
b. Løsning: I Teams kan du enkelt veksle mellom kontoer via en praktisk nedtrekksmeny, uten å måtte logge inn og ut hver gang. - "Jeg lagrer stort sett alle dokumentene mine lokalt på datamaskinen"
a. Når du jobber med dokumenter som PowerPoint, Word eller Excel sammen med kolleger, blir det raskt tungvint hvis filene lagres lokalt og sendes via e-post. Dette kan føre til flere versjoner av samme dokument, forsinkelser og forvirring om hvilken versjon som er den nyeste.
b. Løsning: I Teams kan du opprette og dele dokumenter direkte, enten med én kollega eller i en gruppe. Du kan også enkelt dele dokumenter fra din OneDrive og samarbeide på samme sted, i sanntid. - "Vi bruker mange plattformer som Messenger, Google og Dropbox. Det er vanskelig å vite hvor ting deles og hvor jeg finner det jeg trenger"
a. Det finnes mange ulike løsninger for deling av dokumenter, chatting og samarbeid, men det kan fort bli uoversiktlig og vanskelig å finne det du leter etter når flere plattformer er i bruk.
b. Løsning: Teams samler mange av Microsoft 365-tjenestene i én plattform. Her kan du enkelt chatte med kolleger, holde digitale møter, samt dele og finne dokumenter både fra teamene dine og din egen OneDrive – alt på ett sted. - "Jeg er redd for å gi feil person tilgang, slik at uvedkommende får tilgang til sensitiv informasjon"
a. Virksomheter samarbeider ofte med mange ulike aktører som kolleger, kunder, partnere og andre. Det er viktig at riktig informasjon deles med riktig person til riktig tid, men det kan være kritisk dersom feil person får tilgang til konfidensielle data.
b. Løsning: I Teams kan du opprette både chatter og egne grupper med eksterne relasjoner, så lenge de har en e-postadresse. De trenger ikke selv å ha Teams eller en Microsoft-lisens. Du kan styre tilgangen til grupper, kanaler og dokumenter, og vi anbefaler å sette tilgangsbegrensninger på både gruppe- og kanalnivå for å sikre kontroll. - "Jeg er mye på farten og trenger enkel tilgang til dokumenter og kolleger"
a. For de som ofte er på reise, er det viktig å ha enkel tilgang til dokumenter og informasjon når de trenger det – enten for å utnytte ventetid eller håndtere uforutsette situasjoner som krever rask tilgang til filer eller informasjon.
b. Løsning: Med Teams kan du enkelt få tilgang til din personlige OneDrive samt en rekke andre Microsoft 365-apper som kalender, Planner, to-do-lister og organisasjonskart – alt tilgjengelig på mobilen, slik at du alltid har det du trenger, uansett hvor du er.
Teams integrerer det beste fra flere Microsoft 365-applikasjoner og programmer i én samlet løsning, slik at du enkelt kan få tilgang til alt du trenger – når du trenger det – direkte fra én plattform. I tillegg fungerer Teams sømløst på tvers av ulike enheter, som mobiltelefoner og nettbrett, noe som gir deg fleksibilitet og tilgang til verktøyene dine, uansett hvor du er.
Les mer om hvordan ECIT kan hjelpe deg med å gjøre arbeidet mer effektivt her.
