Gjennom våre nearshoring-sentre i Polen og Litauen har ECIT utviklet en internasjonal leveransemodell for tjenester innen finans og regnskap, lønn, IT og robotisert prosessautomatisering (RPA). Dette gjør det mulig for kollegaer å jobbe effektivt sammen på tvers av ulike land og lokasjoner. Nøkkelen til suksess med denne modellen ligger i å investere tid i onboarding av kunder, kompetanseutvikling, samt å inspirere og motivere hverandre for å oppnå de beste resultatene.
Av Lina Maroscikiene (Country Manager, Litauen) og Piotr Blachowski (Country Manager, Polen)
Utviklingen av nearshoring-sentrene
ECITs nearshoring-sentre er lokalisert i Torun, Polen, og Vilnius, Litauen.
Kontoret i Torun ble etablert i 2007. I 2011 ble den første store kunden, Finnish Post, betjent ved hjelp av en nearshoring-modell med dedikerte team for kundefordringer (Accounts Payable) og leverandørgjeld (Receivable dedicated teams). Gjennom årene har tjenesteporteføljen og kompetansen stadig vokst. I dag har ECIT i Polen 165 ansatte som leverer tjenester innen finans og regnskap, IT og robotisert prosessautomatisering til kunder i Finland, Tyskland, Sverige, Norge og Polen. En vesentlig del av denne veksten har vært knyttet til språkutvikling – et resultat av at det ble etablert intensive lokale kursgrupper for språkene som brukes i kundeservice.
I Vilnius ble kontoret startet opp i 2005 som et finansielt transaksjonssenter for norske bedriftskunder. Over tid har både antall ansatte og listen over funksjoner vokst betydelig. I dag består Nearshoring-avdelingen i Litauen av 370 dedikerte medarbeidere, og tjenestene har utvidet seg fra inn- og utgående kontoadministrasjon til omfattende regnskaps- og lønnstjenester, ERP-systemadministrasjon og -støtte, samt intelligente automasjonsløsninger for kunder i Norge, Sverige, Danmark, Island og Litauen.
En stor del av teamet i Litauen leverer disse tjenestene på skandinaviske språk og er i direkte kontakt med både kunder og finansmyndigheter i Skandinavia. De ansatte kan utvikle nødvendige språkkunnskaper gjennom selskapets språkskole.
Omfanget av operasjonene
Kontorene i Litauen og Polen betjener nå mer enn 1500 bedrifts- og SMB-kunder. Disse kundene drar nytte av et omfattende spekter av tjenester som dekker hele regnskapsområdet, inkludert kundefordringer og leverandørgjeld, betalinger, hovedbok og kontrolloppgaver, samt lønnstjenester. Dette omfattende tjenestetilbudet sikrer at våre kunder kan administrere sine økonomiske operasjoner med presisjon og effektivitet. I tillegg til de nevnte landene, støtter vi også kunders konsernselskaper i andre land og utvider slik vår internasjonale rekkevidde og påvirkning.
For å kunne støtte disse varierte tjenestene, benytter våre spesialister over 50 forskjellige ERP-er, arbeidsflyter og andre støtteapplikasjoner daglig. Denne variasjonen av verktøy sikrer at vi kan imøtekomme hver kundes spesifikke behov og levere skreddersydde løsninger som forbedrer deres operative effektivitet. Våre dedikerte applikasjonsrådgivere spiller en avgjørende rolle i denne prosessen, ved å sette opp og vedlikeholde både våre egne og kunders IT-løsninger. Denne ekspertisen sørger for at systemene forblir robuste, sikre og i tråd med kundenes forretningsmål.
Videre er vårt kompetente team innen robotisert prosessautomatisering (RPA) en integrert del av tjenesteleveransen. Det består av spesialister som jobber hardt for å sikre kontinuerlig forbedring av prosesser, ved å implementere høyt automatiserte løsninger som øker effektiviteten og reduserer manuell inngripen.
Internasjonal leveransemodell
ECIT tilbyr en skalerbar internasjonal leveransemodell som imøtekommer kundenes ulike behov. Et dedikert onshore-team er ansvarlig for kundekontakt og gir ekspertråd om et bredt spekter av emner, og sikrer at kundene får personlig og effektiv støtte. Samtidig blir operasjonene effektivt styrt av høyt kvalifiserte regnskaps- og applikasjonsteam lokalisert nearshore.
Gjennom vår omfattende historie og erfaring med denne leveransemodellen kan vi også tilby ledende ERP-spesialister og avanserte robotutviklere.
Nøkkelen til suksess i en internasjonal leveransemodell ligger i å fremme en løsningsorientert, strukturert og positivt samarbeid mellom landene. Ved å opprettholde åpne kommunikasjonslinjer og arbeide samarbeidsvillig på tvers av landegrenser, sikrer vi at våre team kan integreres sømløst og levere de ønskede resultatene.
Kontinuerlig forbedring
ECIT er forpliktet til kontinuerlig forbedring av sine tjenester og løsninger for kunder. I Polen og Litauen benytter vi en strukturert tilnærming basert på Lean-filosofien, hvor det skapes et miljø som fasiliterer og motiverer alle ansatte til å bidra med innovative ideer daglig. Denne metoden fremmer ikke bare en kultur for kontinuerlig forbedring, men gir også vårt team muligheten til å tenke kreativt og proaktivt.
For å sikre at hver innovasjon blir anerkjent og verdsatt, sporer og belønner vi nøye alle forbedringer. Denne dedikasjonen til kontinuerlig forbedring har ført til implementering av mer enn tusen innovative ideer hvert år innen følgende områder:
- Intelligent automasjon
- Prosessforbedringer
- Best practices
- System-/robotforbedringer
- Kvalitet
Formål og fordeler med en internasjonal leveransemodell:
- Tilgang til dyktige og kompetente medarbeidere
- ERP-systemer, applikasjoner, RPA-kunnskap og løsninger på ett sted
- Økt standardisering
- Dokumentasjon av prosesser og rutiner
- Økt automatiseringsnivå
- Økt skalerbarhet (vekst)
- Mindre avhengighet av enkeltpersoner
- Strukturert kontinuerlig utvikling
- Økt konkurranseevne
NB: ECIT kan håndtere lønn og regnskap i de nordiske landene uten å benytte den internasjonale leveransemodellen som er beskrevet her. Dette kan gjøres via ett av våre mange lokale kontorer i Norge, Sverige eller Danmark. Modellen, leveransen og filosofien som beskrives i denne artikkelen, er spesifikt knyttet til Nearshoring-sentrene til ECIT.
