Tre anledningar att gå över till en digital aktiebok
Måste man ha en aktiebok? Ja, faktiskt! Alla svenska aktiebolag måste ha en aktiebok - alltså en lista över vilka som äger aktier i bolaget och hur mycket de äger. Det är styrelsens ansvar att se till att den finns, är korrekt och hålls uppdaterad.
Många företag har länge skött detta i Excel eller till och med i en fysisk bok. Men i takt med att kraven på ordning och insyn ökar blir digitala aktieböcker allt mer aktuella, både för att spara tid och minska risken för misstag.
Vad säger lagen?
Enligt aktiebolagslagen (2005:551) ska aktieboken sättas upp när bolaget startar och uppdateras varje gång något ändras, till exempel när aktier säljs eller ges bort. Om aktieboken är felaktig eller inte uppdaterad kan det få juridiska konsekvenser. I värsta fall kan styrelseledamöter bli personligt ansvariga eller få böter. Dessutom är det aktieboken som avgör vem som har rätt att:
Rösta på bolagstämma
Få utdelning
Sälja eller ge bort sina aktier
Varför gå över till en digital aktiebok?
Enkel åtkomst och tydlig översikt: Med en digital aktiebok blir uppdateringar enkla att hantera och alla ändringar sparas automatiskt. Det ger en tydlig översikt över både nuvarande ägarförhållanden och historik samtidigt som risken för fel minskar, något som annars lätt kan uppstå vid manuell hantering i Excel eller fysisk aktiebok. Dessutom är aktieboken tillgänglig var du än befinner dig, vilket underlättar den interna administrationen.
Förberedelse för granskning och externa krav: Att ha aktieboken som en digital tjänst gör det enkelt att visa struktur och transparens, något som är avgörande vid företagsförsäljning, revision och andra granskningar. Det underlättar granskningsprocessen genom att snabbt kunna ge tillgång till korrekta uppgifter och en tydlig ägarhistorik. Dessutom möter du de krav som många banker och investerare ställer på digital hantering vid exempelvis kapitalanskaffning eller företagsförvärv.
En lösning som växer med bolaget: När bolaget tar in nya ägare eller gör förändringar i ägarstrukturen är det viktigt att aktieboken enkelt kan anpassas. En digital lösning är skalbar och framtidssäker, vilket gör den till ett långsiktigt stöd även när ägandet blir mer omfattande.
Vi hjälper dig att digitalisera aktieboken
Att ha en digital aktiebok handlar inte bara om regelefterlevnad, utan också om att underlätta insyn och stärka bolagets trovärdighet. På ECIT erbjuder vi stöd i att digitalisera aktieboken och ser till att alla lagkrav uppfylls - samtidigt som du får en modern och framtidssäker lösning.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag med en digital aktiebok? Kontakta oss så berättar vi mer.
