Fredagen den 19 januari 2024 fattade regeringen beslut om en lagrådsremiss med förslag om att avskaffa kravet på bevarande av räkenskapsinformation i original.
Ett efterlängtat förslag som alltså sparar både tid och pengar (framförallt i form av arkiveringskostnader, men även administrationskostnader för hantering och bokföring av kvitton, fakturor mm.). Det är också en milstolpe för digitaliseringen av redovisningsbranschen och fördelaktigt från ett miljöperspektiv då det minskar pappersförbrukningen. Enligt en beräkning som ligger till grund för förslaget innebär det en besparing för företagen på 3,9 miljarder kronor per år.
Vad innebär förslaget rent konkret gällande just kvittohantering i bokföringen?
Idag fungerar det som så att om du har gjort ett utlägg/reseräkning och får ett papperskvitto etc. så behöver du enligt Bokföringslagen spara originalet i 7 år. Om du digitaliserar kvittot (genom att fota det och arkivera det digitalt tex. I ett utläggs-/reseräkningssystem) behöver originalhandlingen enbart sparas i 3 år, men den digitala kopian behöver du fortsatt spara i 7 år.
Det nya förslaget från regeringen innebär helt enkelt att du, efter att du digitaliserat kvittot, kan slänga det direkt eftersom den digitala arkiveringen av originalet räcker. Detta sparar mycket tid och arkiveringskostnader, framförallt för företag med stora volymer av transaktioner, kvitton och fakturor.
Vad kan jag som företagare göra nu gällande min kvittohantering?
Om förslaget träder i kraft 1 juli 2024, är det bra att redan nu börja tänka på hur du kan effektivisera och få en digitaliserad process av din kvittohantering. Har du per idag inte någon form av digital hantering av kvitton, kan det vara bra att börja fundera på en process och systemstöd för detta. Om du använder en applikation för utlägg så tolkas siffror ofta automatiserat via AI, vilket effektiviserar administrationen och bokföringen av kvittot. Genom utläggs-/reseräkningssystemet får du också en arkiveringsplats som på ett strukturerat sätt arkiverar alla dina digitaliserade kvitton.
Sammanfattning
Om förslaget går igenom återstår att se! I sådant fall kommer arkivering och administration av kvittohantering förenklas väsentligt och ska enligt förslaget spara företagare mycket pengar. Förmodligen kommer man inte kunna se kostnadsbesparingarna på kort sikt, då det innebär en övergångsperiod till nya rutiner, men det är definitivt en förenkling som tar digitalisering inom redovisning till nästa nivå!
Vill du veta mer om hur vi kan digitalisera din kvittohantering?
Läs mer om vår tjänst för utläggshantering och reseräkningar.
Eller hör av dig till oss så hjälper vi dig gärna vidare!
