Så effektiviserades Optimal Kommunikations ekonomihantering med Business Central
Om Optimal Kommunikation
Optimal Kommunikation är en marknadsföringsbyrå som hjälper organisationer och företag att hitta nya kunder kunder via målgruppsanpassade lösningar tex via brevlådan men även i övriga kanaler. Företaget har idag 16 anställda och kontor i Malmö och Stockholm. Med en omsättning på 130+ miljoner SEK hjälper de över 1800 kunder i Sverige och har en stark närvaro i flera branscher.
Företaget har gjort stora investeringar i system för att vara en attraktiv leverantör och har också breddat sin portfölj med tjänster inom grafisk kommunikation och digital marknadsföring.
Behov
I takt med att verksamheten vuxit har behoven också förändrats – det tidigare ekonomisystemet räckte inte längre till och en mer automatiserad arbetsprocess blev nödvändig.
Patrik Eriksson, medgrundare av Optimal Kommunikation, berättar:
- "Någonstans handlade det om att vi ville ta ett kliv. Det är en stor förändring på marknaden idag när det gäller att bli mer digitala och man behöver hitta processer för att automatisera. Vi tittade på väldigt många olika ekonomisystem och till slut föll det på ECIT och Business Central. Vi kände att vi hittade något som passar vår verksamhet väldigt bra".
Optimal Kommunikation är sedan 2018 IT-kund till ECIT Solutions Pro och har en rad olika tjänster via dem, bland annat servrar, Microsoft 365 med säkerhetstjänster och intranät. Det var genom det befintliga samarbetet som de fick kännedom om ECIT som affärssystemsleverantör. Möjligheten att samla fler funktioner inom samma miljö – både IT och affärssystem – var en viktig faktor i beslutet, samt att det var en bra match mellan Optimal Kommunikation och ECIT:s Business Solutions-team.
Lösning och resultat
Business Central lanserades i januari i år och efter en inkörningsperiod på cirka två månader fungerade lösningen fullt ut, inklusive leverantörsfakturaflödet och betalningar.
Implementationen har skett i nära samarbete mellan ECIT och Optimal Kommunikation genom bland annat veckovisa avstämningar och workshops. Systembytet har inneburit ett tydligt lyft för verksamheten. Tidigare hanterades mycket manuellt, allt från fakturering till uppföljning av försäljning och statistik, något som tog mycket tid. Med Microsoft 365 Business Central har Optimal Kommunikation fått ett mer sammanhållet arbetssätt där ekonomi och kunder kan hanteras i samma system.
Utöver de centrala ekonomiprocesserna har ECIT implementerat en CRM-funktionalitet som underlättar arbetet för både ledningen och säljare. Lösningen gör det möjligt att se omsättning och hur de ligger till mot budget direkt vid inloggning i systemet, samt följa den egna försäljningen i realtid. Det är nu betydligt enklare att hantera och följa upp fler kunder, vilket gör att de kan erbjuda bättre service. Systemet har också frigjort värdefull tid – tid som nu kan läggas på analys och uppföljning eftersom många manuella moment har automatiserats.
Patrik Eriksson beskriver:
-"Business Central har tagit bort många manuella tidstjuvar och gör att vi kan fokusera på det vi är duktiga på. Säljarna kan följa sina kunder på ett helt annat sätt och vi kan fokusera mer på att hitta lösningar för att få företaget att växa".
Nästa fas i samarbetet handlar om att utveckla integrationer mellan affärssystemet och intranätet, samt flytta fler funktioner till Business Central. Genom att fortsätta automatisera och förenkla arbetet skapas en plattform som stödjer Optimal Kommunikations nuvarande behov, samt framtida tillväxt.
