Så förbättras bemanningsplanering med Human Assisted AI
SameSystem är ett workforce management-system utvecklat för detaljhandel och restaurangbranschen – med ett tydligt mål om att leverera marknadens mest precisa och användarvänliga lösning för bemanningsplanering. Vi tror inte på automatisering till varje pris, utan vi tror på kraften i Human Assisted AI: artificiell intelligens som stärker, inte ersätter, den mänskliga beslutsförmågan.
Av Tobias Ritlov, VD SameSystem
Forecasting – mer precis budgetering
För ungefär fem år sedan började vi på SameSystem systematiskt att utforska hur artificiell intelligens kunde användas för att förbättra och effektivisera bemanningsplaneringen. Det var ett strategiskt beslut, baserat på en tydlig potential vi såg på marknaden: behovet av mer precis budgetering.
Inom detaljhandel och restaurangbranschen ser vi ofta att både stora och små verksamheter baserar sin budgetering på mycket förenklade principer.
Vår erfarenhet är att butikschefer har en tendens att använda samma fördelningsnyckel som året innan. Budgeten fördelas procentuellt över månader och veckodagar utan att ta hänsyn till förändrade kundmönster, säsongsvariationer eller nya konkurrenter i närområdet som kan påverka kundflödet.
Det här arbetssättet kan kosta både tid och resurser. Antingen måste bemanningsplanen justeras allt eftersom, eller så uppstår det problem med över- eller underbemanning - något som snabbt kan bli kritiskt i en bransch där marginalerna är små och flexibilitet avgörande.
Därför såg vi en tydlig potential i att utveckla en AI-baserad lösning som kunde ge våra kunder allt mer träffsäkra prognoser för bemanningsbehovet. Med bättre insikter får butikscheferna den information de behöver för att fatta rätt beslut direkt, så att de kan lägga mer tid ute i butiken, där värdet skapas.
Samtidigt minskar risken för bemanningsproblem som i värsta fall kan leda till intäktsbortfall.
Vår forecasting-lösning analyserar butikens historiska data och identifierar mönster för att förutse bemanningsbehovet – timme för timme. Baserat på detta genereras ett förslag på bemanningsplan, som butikschefen därefter anpassar och bemannar med rätt personal.
Resultatet är tydligt: bättre planeringskvalitet, mer precis bemanning och smartare resursanvändning. Detta har också banat väg för användandet av mer avancerade AI-lösningar.
Projekt Next Generation
För att ta bemanningsplaneringen till nästa nivå har vi startat Projekt Next Generation. Här bygger vi ett intelligent kommunikationslager ovanpå forecast-lösningen, för att frigöra ytterligare tid och resurser.
Systemet kommer fortfarande förutse bemanningsbehovet, men i stället för att generera bestämda arbetspass som butikschefen måste anpassa till medarbetarna, blir planeringsflödet betydligt mer dynamiskt. Passen skapas i samarbete med de anställda, där deras behov och preferenser tas med i beräkningen.
Konkret så kommer AI:n först att skapa ett utkast av bemanningsplanen baserat på prognosen. Därefter kontaktar systemet de anställda med förslag på arbetspass som är anpassat efter varje persons tillgänglighet och arbetshistorik.
Om en medarbetare till exempel inte kan jobba från kl. 10-17, men är tillgänglig från kl. 12-17, kan detta enkelt meddelas till systemet. AI:n utvärderar då automatiskt ändringen mot bemanningsbehovet och beräknar om det är lönsamt och möjligt driftmässigt att justera passet. Om svaret är ja, anpassas passet automatiskt i enlighet med medarbetarens önskemål.
Allt sker sömlöst och automatiskt. Medarbetarna får endast förslag på pass som både matchar deras preferenser och som är lönsamma för verksamheten.
Ett exempel: om väderprognosen ändras och AI:n förutser minskad kundtrafik till en butik på en gågata, kan systemet proaktivt erbjuda en deltidsanställd ledigt. Om medarbetaren tackar nej, till exempel av ekonomiska skäl, föreslår AI:n ett alternativt arbetspass längre fram. På så sätt undviks överbemanning, samtidigt som flexibilitet och bemanningsbehov balanseras optimalt.
Kombinationen av vår forecast-modell – som kontinuerligt analyserar faktorer som påverkar bemanningsbehovet – och en dynamisk, flexibel planeringsprocess skapar en lösning som är helt unik på marknaden.
Vi har redan utvecklat fungerande prototyper som visar goda resultat och arbetet med vidareutveckling pågår för fullt. Samtidigt är vi i nära dialog med flera kunder för att testa lösningen i praktiken inför den fullständiga lanseringen.
Mänsklig validering är nyckeln
Automatisering får aldrig ske på bekostnad av kvalitet. Vårt viktigaste uppdrag är att säkerställa att rätt bemanningsplan tas fram – varje gång. Och om det innebär att schemaläggaren behöver lägga ner lite extra tid, är det en investering som lönar sig.
Det finns ingen fördel med att spara tre till fyra timmar på automatisering om bemanningsplanen missar bemanningsbehovet med 10 procent – då förlorar verksamheten pengar.
Därför har vi arbetat enligt principen om Human Assisted AI från allra första början: artificiell intelligens ska stödja, inte ersätta, det mänskliga omdömet. AI ska ge förslag och förbättra processer, men det är alltid en människa fattar det slutgiltiga beslutet och finjusterar schemat.
Butikschefen ska fortfarande ha kontroll och ägarskap över bemanningsplanen. Det säkerställer både kvalitet och ansvarstagande – och förhindrar att skulden läggs på “systemet” om något skulle gå fel. Det är den här kombinationen av avancerad teknik, och mänsklig insikt, som ger de bästa resultaten.
Vi tror inte att framtiden för workforce management handlar om att ersätta människor med teknik – utan om att använda tekniken på ett smart sätt för att stärka beslut och effektivisera processerna.
Human Assisted AI är själva grunden i vår filosofi: automatisera där det skapar värde och låt människor kvalitetssäkra där det behövs.
Vi ser en tid framför oss med mer dynamisk, flexibel och intelligent bemanningsplanering än någonsin tidigare och vi ser fram emot att fortsätta utmana gränserna för vad som är möjligt.
Fakta om SameSystem
- Workforce management-system specialiserat för detaljhandel och restaurangbranschen
- Grundat: 2008
- Antal anställda: 75
- Verksamt i: 24 länder
- Kunder: Över 1300 företag / 185 000+ användare
- En del av ECIT sedan februari 2025
