Så optimeras ECIT:s nordiska löneleverans
Att hantera löner över landsgränser innebär stora skillnader i regler, system och rutiner. För att möjliggöra en mer enhetlig nordisk löneleverans implementerar ECIT nu ett nytt arbetssätt med ett gemensamt team i Vilnius och lokala kompetenscenter i Norden – ett viktigt steg mot en mer samordnad och effektiv lönehantering.
Av Maria Nordstrand
Många företag är idag verksamma i flera nordiska länder, vilket innebär att löner måste hanteras enligt landspecifika regler. En del väljer att samla lönehanteringen inhouse, andra har löneansvariga i varje land, medan vissa företag outsourcar hela eller delar av processen.
Oavsett modell är lönehantering över landsgränser komplext och för många verksamheter blir outsourcing en naturlig lösning. Samtidigt är det sällan enkelt att hitta ett arbetssätt som fungerar enhetligt i alla länder. Därför arbetar vi på ECIT kontinuerligt med att utveckla samarbetet mellan länderna, med målet att skapa en mer samordnad leverans genom kompetenscenter.
Olika regler i Norden
Skillnaderna i lagstiftning och arbetssätt visar sig bland annat i hur arbetstid, skattehantering och frånvarohantering hanteras i de olika länderna, något som kräver både lokal kunskap och samordning.
Samtidigt utvecklas regelverken kontinuerligt – ofta som en följd av nya EU-direktiv. I Danmark har till exempel tidrapportering nyligen blivit ett lagkrav för att säkerställa att anställda inte arbetar för mycket. Även om Norge står utanför EU följer landet regler kopplade till arbetsliv och arbetsmiljö genom EES-samarbetet – men tillämpar dem utifrån sina egna nationella förutsättningar.
Outsourcing i praktiken
Outsourcing av lönefunktionen är ett effektivt sätt att frigöra tid, så att verksamheten kan fokusera på sina kärnaktiviteter. Samtidigt kan det från leverantörens perspektiv innebära vissa utmaningar. System, rutiner och lönecykler skiljer sig mellan länderna, vilket ställer höga krav på samordning.
Vissa kunder upplever att allt fungerar smidigt, medan andra kan stöta på problem i ett enskilt land. Sådana utmaningar kan påverka helhetsupplevelsen, även om leveransen fungerar bra i övrigt.
Kompetenscenter och team i Vilnius
För att möjliggöra en mer enhetlig nordisk löneleverans testar ECIT just nu ett nytt arbetssätt med ett gemensamt team i Vilnius. Inesa Norkute, ansvarig för nordisk lön i Vilnius berättar:
"Vi kommer ha dedikerade personer som arbetar som ett samlat team där alla känner varandra vilket gör det lättare att skapa gemensamma standarder, arbetssätt och kommunikationsvägar".
Lönerna för alla fyra länder kommer alltså att hanteras från Vilnius och i nära samarbete med en utsedd kontaktperson i varje land, som fungerar som lokala kompetenscenter till lönekonsulterna. Dessa personer är erfarna lönekonsulter med kunskap om lagar och praxis i respektive land. De ansvarar också för att koordinera leveransen genom löpande avstämningar med kunden, samt säkerställa att den fungerar i alla länder.
Effektiv hantering
Med den här lösningen får kunden en tydlig kontaktväg på övergripande nivå, samtidigt som de löpande lönefrågorna hanteras direkt av lönekonsulterna i Vilnius, som talar svenska, norska, danska och engelska. I praktiken innebär det till exempel att en svensk lönekonsult i Vilnius kan kontakta det svenska kompetenscentret vid behov av vägledning i en nationell fråga, samtidigt som kunden har sin primära kontakt direkt med lönekonsulten i Vilnius.
En annan fördel är att teamet kan hantera faktureringen till respektive land och i olika valutor, vilket förenklar både uppföljning och den ekonomiska administrationen. På så sätt elimineras också känslan av att samarbeta med flera leverantörer.
"Det blir ett enhetligt sätt att leverera till kunden, med smidig implementering, fasta planer och ett strukturerat arbetssätt som förenklar processen för båda parter" säger Inesa.
Ett tydligt mål
Efter mycket planering rullades projektet ut i november 2025, med den första kunden som får löner levererade i flera nordiska länder från Vilnius. Det kommer att följas upp noggrant för att utvärdera hur det fungerar i praktiken. Detta är en oprövad metod på marknaden och ECIT tar steget ut på okänd mark när det gäller att arbeta på det här sättet.
Dessa etablerade kompetenscentrum markerar nästa steg i utvecklingen av ECIT:s nordiska löneleverans. Det är ett nytt sätt att arbeta och det kommer sannolikt uppstå frågor och utmaningar längs vägen. Fokus kommer därför ligga på att lära, justera och förbättra tillsammans. Målet är tydligt: att skapa en samordnad nordisk struktur som håller över tid, där kommunikationen blir enklare och leveransen mer enhetlig.
