Guide

Lyckas med transformation på ekonomiavdelningen

Författare

Maria Valenzuela

Lyckas med transformation på ekonomiavdelningen

Att transformera en ekonomiavdelning handlar om betydligt mer än att införa ett nytt ekonomisystem, digitalisera några manuella moment eller automatisera fakturahanteringen. En verklig transformation innebär att man förändrar hur ekonomifunktionen arbetar, hur verksamheten samarbetar och hur information skapas, delas och används.

Teknik och automatisering är ofta en viktig möjliggörare för transformation, men skapar i sig inte själva omvandlingen.För att automation ska ge verklig effekt behöver även processer, ansvar, arbetssätt, beteenden och ibland relationen till kunder och leverantörer förändras. Det är därför bättre att se transformation som en förändring av hela ekosystemet kring ekonomifunktionen och inte som ett IT-projekt.

I det här blogginlägget belyser vi 5 områden som är viktiga att tänka på för att lyckas med transformering på ekonomiavdelningen.

1. Transformation är ett förändringsprogram inte ett systemprojekt
2. Börja med att förändra processerna
3. Standardisering och kvalitativ masterdata är en förutsättning för automation
4. Organisationen måste förändras, inte bara systemen
5. Kunder och leverantörer är också en del av processen

1. Transformation är ett förändringsprogram inte ett systemprojekt

Transformation bör inte drivas som en traditionell systemimplementation. I ett systemprojekt frågar man kanske: ”Hur implementerar vi systemet?”. Ett transformationsprojekt ska istället svara på frågan: ”Hur vill vi att verksamheten ska fungera i framtiden. Och vilken organisation, process, data och teknik krävs för att komma dit?”

Den avgörande skillnaden är att: systemet ska stödja den önskade processen, processen ska stödja verksamhetens mål och organisationens människor, kunder och leverantörer måste kunna agera enligt den nya modellen.

2. Börja med att förändra processerna

Om en dåligt fungerande process automatiseras får man ofta bara en automatiserad dålig process. Det är därför viktigt att först förändra själva processen, innan ni automatiserar den. Ett praktiskt exempel på en sådan förändring är:

En leverantörsfaktura idag skickas via e-post till ekonomiavdelningen. En medarbetare kontrollerar fakturan, skickar den vidare till en chef för godkännande, får tillbaka den, kompletterar eventuellt information, registrerar/bokar fakturan i ekonomisystemet och gör kanske ytterligare en kontroll eller granskning.

Flera av stegen går att automatisera, men den stora vinsten ligger ofta i att först förändra själva processen:

• Leverantören skickar fakturan i ett standardiserat digitalt format.
  Standardiserade format skapar förutsättningar för ett automatiserat och mer tillförlitligt flöde.
• Fakturan innehåller korrekt referens och nödvändig information redan från början.
  Grunden läggs redan vid beställningen genom tydliga interna rutiner och krav på att korrekt information uppges.
• Systemet identifierar automatiskt rätt kostnadsställe och föreslår korrekt kontering.
  Genom att nyttja affärssystemets funktionalitet fullt ut och arbeta med välstrukturerade attest och konteringsregler kan mycket av flödet hanteras automatiskt.
• Godkännande sker utifrån definierade regler och beslutsnivåer.
  Affärssystemet bör spegla organisationens beslutade attest och godkännandestruktur.
• Endast avvikelser går vidare till manuell hantering.
  Fokus kan då flyttas från administration till att identifiera förbättringsområden och säkerställa hög kvalitet i processen.
• Informationen bokförs automatiskt.
  När regler, data och processer är på plats kan bokföringen genomföras utan manuella insatser i normalfallet.

3. Standardisering och kvalitativ masterdata är en förutsättning för automation

Automation fungerar bäst när processen är förutsägbar. Om tio personer gör samma sak på tio olika sätt blir det svårt att skapa ett automatiserat flöde. Därför behöver organisationen ofta standardisera processer, ansvar, begrepp, masterdata, attestregler, dokumentation, informationsformat och undantagshantering. Man behöver gå från individuella arbetssätt och ”så här har vi alltid gjort” till gemensamma standardiserade processer. Detta kan först upplevas som en svårighet, men det är samtidigt det som gör det möjligt att skapa skalbarhet, automation och bättre kontroll.

Automation bygger också på information. Om informationen är inkonsekvent, gammal eller ofullständig kommer systemen att behöva kompensera med manuella kontroller. Därför behöver transformation ofta innehålla ett separat arbete med datakvalitet och masterdata. Det kan vara mindre spektakulärt än att implementera en ny AI-lösning eller robotisering, men är ofta betydligt viktigare för resultatet.

Data som behöver vara kvalitativ är bland annat följande: kundregister, leverantörsregister, kontoplan, kostnadsställen, projekt, artikelregister, avtalsinformation, prislistor, organisationsstruktur.

4. Organisationen måste förändras, inte bara systemen

En lyckad transformation kräver tydligt organisatoriskt ägarskap. Följande frågor behöver vara besvarade:

5. Kunder och leverantörer är också en del av processen

En viktig insikt vid transformation är att en organisations processer inte börjar och slutar innanför den egna organisationens väggar och att den totala automatiseringsgraden påverkas av alla aktörer som ingår i flödet. Detta innebär att kunder och leverantörer också är en del av transformationen och att det kan ställa nya krav vad gäller till exempel:

• Digital fakturamottagning (exempelvis e-faktura istället för PDF via e-post)
• Strukturerade order (exempelvis order med standardiserade artikelnummer och referenser)
• Definierade informationsfält (exempelvis obligatoriska fält för kontaktperson, leveransadress och referens)
• Elektroniska fakturor (exempelvis e-fakturor som skickas direkt mellan affärssystem)
• Standardiserade fakturaformat (exempelvis PEPPOL BIS eller Svefaktura)
• Inköpsordernummer (exempelvis att fakturan innehåller ett giltigt PO-nummer)

Vill ni transformera er ekonomifunktion?

ECIT är en etablerad outsourcingleverantör inom ekonomi, lön, HR, IT och affärssystem. Vi är experter på bland annat redovisning, processeffektivisering, automatisering och systemimplementationer. Med oss som samarbetspartner kan företag framtidssäkra sina ekonomiavdelningar för att möta framtiden.

Läs mer om ekonomioutsourcing här!

Kontakta oss

Vill du veta mer om ECIT produkter och tjänster?

Fyll i kontaktformuläret eller ring oss på följande nummer

08-400 212 40