Digitale assistenter & AI

Digitale assistenter til effektivisering

Automatisér de opgaver, der stjæler tid i hverdagen, og giv medarbejderne hjælp dér, hvor arbejdet faktisk foregår.

Vælg ydelse

Administration

Fakturering

Indkøb

Salg

Forretningsindsigt

HR

Vores glade kunder

En digital kollega til de opgaver, der kan automatiseres

En digital assistent er software, der hjælper med opgaver, som ellers bliver løst manuelt. Det kan være at flytte data mellem systemer, oprette fakturaer, sende beskeder, hente informationer, kontrollere felter eller give medarbejdere svar på interne spørgsmål. 

Det betyder ikke, at mennesker fjernes fra processen. Tværtimod. De manuelle mellemtrin bliver reduceret, så medarbejderne kan bruge mere tid på vurdering, dialog og undtagelser. 

Den største værdi opstår ofte i de små gentagelser: de opgaver, der hver for sig virker overkommelige, men som samlet set skaber flaskehalse, fejl og unødigt pres i hverdagen. 

5 gode anvendelser

Hvor digitale assistenter ofte skaber værdi  

  1. Fakturering 
    Oprette eller klargøre fakturaer på baggrund af data fra flere systemer. 
  2. Dataflytning 
    Overføre informationer mellem systemer, hvor der i dag kopieres manuelt. 
  3. Kontrol og validering 
    Tjekke om felter, dokumenter eller oplysninger er komplette. 
  4. Notifikationer og opfølgning 
    Sende besked, når noget mangler, afviger eller kræver menneskelig vurdering. 
  5. Intern proceshjælp 
    Hjælpe medarbejdere med svar på processer, politikker, systembrug eller daglige arbejdsgange. 

Den bedste automatisering starter med processen 

En digital assistent bør ikke bygges ud fra spørgsmålet “hvad kan teknologien?”. Den bør bygges ud fra spørgsmålet “hvor opstår friktionen?”. 

Derfor starter vi typisk med at kortlægge arbejdsgangen. Hvilke trin gentages? Hvor tastes data igen? Hvor opstår fejl? Hvor venter processen på én bestemt medarbejder? Og hvor skal mennesker stadig tage beslutningen? 

Når processen er tydelig, kan assistenten bygges med den rette balance mellem automatisering, kontrol og menneskelig involvering. 

“
ECIT Automate ApS – Per Lolk
En god digital assistent er ikke den, der gør mest muligt. Det er den, der gør det rigtige på det rigtige tidspunkt — og stopper, når et menneske skal tage over.

Find digitale assistenter inden for dit område

Der findes allerede et stort katalog af digitale assistenter udviklet til virksomheder på tværs af brancher og arbejdsområder.
Udforsk eksemplerne nedenfor og få inspiration til, hvordan en digital assistent kan skabe værdi i netop din virksomhed. Måske finder du en løsning, der matcher dit behov, eller en idé, der kan danne grundlag for noget helt nyt.

Administration

Administrative opgaver fylder i alle fleste virksomheder. Her skal der oprettes sager, sendes bekræftelser, ajourføres oplysninger og gemmes dokumenter de rigtige steder. Små justeringer, tastearbejde og kontrol tager tid, og ofte handler arbejdsopgaven om at få udført de samme trin på den rigtige måde hver gang.

Her kan en digital assistent være en stor hjælp. Den håndterer de faste administrative processer, følger dine regler og sikrer, at alt bliver udført præcist og ensartet. Uanset hvor mange, der ligger i kø.

Læs mere om digitale assistenter

Fakturering

Fakturaprocessen er for alle forretninger vital. Det skal gøres hver eneste måned, der skal skrives mange og det tager tid. Det kræver præcision, mange klik og et konstant dobbeltjek af data. Her skal oplysningerne findes de rigtige steder, beløbene skal stemme, og dokumentet skal oprettes og sendes. Det lyder enkelt, men i praksis er det ofte en af de opgaver, der hurtigt tager mere tid end planlagt.

Her kan en digital assistent gøre en forskel. Den håndterer alle trin i processen. Lige fra at finde data, oprette fakturaen, gemme korrekt og sørge for, at den bliver bogført.

Læs mere om digitale assistenter

Indkøb

Indkøb er en fast del af hverdagen i de fleste virksomheder. Varer skal bestilles, priser skal kontrolleres, leverandører skal have de rigtige oplysninger og deres ordrebekræftelser tjekkes. Det er ofte en opgave, der foregår i flere systemer – et til bestillinger, et andet til faktura og måske et tredje til opfølgning. Det betyder mange klik og gentagelser, hver gang der skal købes ind eller godkendes en ordre.

Her kan en digital assistent gøre processen langt mere smidig. Den kan hente data fra indkøbsportaler, oprette ordrer, sende bestillinger og følge op på leverancer.

Læs mere om digitale assistenter

Salg

Salg bør primært handle om relationer, timing og dialog med kunden. Men i praksis bruger mange en stor del af tiden på at registrere kundehenvendelser, opdatere CRM-systemer og følge op på tilbud. Det er vigtigt arbejde, der sikrer kontinuitet, men det kræver ofte mange trin at holde alt opdateret. Nye leads skal registreres og status skal ændres hver gang en sag rykker sig.

Her kan en digital assistent gøre en stor forskel. Den kan opdatere kontaktoplysninger, sende bekræftelser, foretage kundetilfredshedsundersøgelser, følge op på tilbud og holde styr på, hvor kunderne er i salgsprocessen.

Læs mere om digitale assistenter

Forretningsindsigt

I mange virksomheder ligger data spredt i forskellige systemer, rapporter og regneark. Det betyder ofte, at man skal bruge tid på at hente tal ud, sammenligne formater og skabe et overblik manuelt. Når I skal have et opdateret billede af driften, ender det typisk med en række Excel-ark, der skal opdateres, navngives og sendes rundt.

Her kan en digital assistent gøre en stor forskel. Den henter data direkte fra de forskellige systemer, kombinerer det med input fra projektledere o.l., opdaterer nøgletal og præsenterer resultaterne på tværs af afdelinger. På den måde har I altid opdaterede tal, når I har brug for dem. Informationerne kan sendes til relevante medarbejdere på Teams eller mail. Og på den måde kan beslutningerne træffes på et solidt, datadrevet grundlag.

Læs mere om digitale assistenter

HR

I HR er der mange faste processer, der skal være helt præcise. Nye medarbejdere skal oprettes i systemerne, få adgang til de rigtige mapper og registreres korrekt til løn og IT.
Når en ansættelse slutter, skal det hele afsluttes lige så omhyggeligt – brugere skal nedlægges, og adgange fjernes.

En digital assistent kan håndtere de faste trin i jeres medarbejderadministrationen. Den kan oprette brugere, tildele rettigheder, sende velkomstmails og sørger for, at alt bliver afsluttet korrekt, når en medarbejder stopper.

Læs mere om digitale assistenter
Per Lolk

Klar til at udforske digitale assistenter?

Managing Director

ECIT Automate ApS

+45 29 24 77 27

FAQ

Hvad er en digital assistent? 

En digital assistent er software, der hjælper med at udføre eller understøtte gentagne opgaver. Det kan være regelbaseret automatisering, AI-understøttet proceshjælp eller en kombination. 

Er en digital assistent det samme som RPA? 

Ikke nødvendigvis. RPA er en metode til at automatisere regelbaserede opgaver. En digital assistent kan bruge RPA, Power Automate, AI, integrationer eller flere teknologier sammen. 

Kan assistenten arbejde på tværs af systemer? 

Ja, hvis systemerne kan tilgås sikkert, og processen er tydeligt defineret. 

Skal vi have helt styr på alle processer først? 

Nej. Men det er vigtigt at starte med én konkret proces, så løsningen kan testes, måles og forbedres. Som regel bygger vi efter en optagelse af hvordan I udfører processen i dag.  

Nyheder