Referanse – på tvers av Lønn & IT

Plantasjen

Plantasjen og ECIT: Et langsiktig samarbeid på tvers av flere fagområder

Siden 2016 har ECIT hatt ansvar for sentrale deler av IT-driften hos Plantasjen. I 2025 ble samarbeidet utvidet til også å omfatte lønn. For hagekjeden handler det om kontinuitet, kjemi mellom mennesker og en partner som kjenner sesongvariasjonene fra innsiden.

Plantasjen er en norsk butikkjede med bred tilstedeværelse i Norden. Av kjedens 90 butikker ligger majoriteten i Norge, som er det største markedet med 56 butikker. Sortimentet omfatter et bredt spekter av produkter til både hage og innredning, inkludert planter, vekstprodukter og utendørsmøbler.

IT-leveransen: utvikling sammen siden 2016

Da samarbeidet startet i 2016, overtok ECIT driften av Plantasjens sikkerhetsplattform. Etter hvert ble det utvidet til å inkludere nettverksløsninger, og flere konsulenter har vært involvert i å bygge opp tekniske miljøer rundt ERP. Fra 2020 har ECIT også hatt ansvar for drift av backup-løsninger.

«Vi har egentlig vokst sammen siden 2016», sier Espen Gylterud, Manager Technology i Plantasjen.

At samarbeidet har vokst inn i stadig mer komplekse prosesser, har ifølge Gylterud fungert godt. Mye handler om menneskene.

«Ofte handler det om kjemien mellom mennesker, og den vil jeg si at vi absolutt har på IT-siden. Vi har en god relasjon til nøkkelpersonene, og får den hjelpen vi trenger når det er nødvendig. Vi har også klare avtaler om responstid.»

Kontinuitet trekkes frem som spesielt viktig.

«Det er de samme menneskene som har vært med oss over tid, noe som sikrer både kompetanse og forståelse. Vi opplever at vi ikke bare blir et nummer i køen, men at vi har en tett dialog med faste kontaktpersoner.»

Plantasjen gjør stadig endringer i prosessene sine, enten det gjelder automatisering eller manuelt arbeid. Da er det avgjørende å samarbeide med noen som kjenner virksomheten godt.

«IT krever dessuten kontinuerlig oppdatering, og der ligger ECIT langt fremme faglig», sier Gylterud.

Lønnsleveransen: en komplett partner

Strukturelle endringer i organisasjonen våren 2025 gjorde at Plantasjen fikk behov for en ny lønnspartner. Selskapet hadde allerede vært i dialog med ECIT og kjente godt til tjenestene. Da behovene ble vurdert på nytt, så de at ECIT kunne tilby en løsning som passet bedre enn leverandøren de hadde på det tidspunktet. Teamet bak dagens leveranse ledes av Elisabet Todal Myran, teamleder lønn i ECIT.

William Stubberud, IT Operations Manager i Plantasjen, var med i prosessen fra starten:

«Vi ønsket en komplett lønnspartner som kunne ta ansvar for hele lønnsfunksjonen. Det vil jeg absolutt si at Elisabet og teamet hennes har gjort svært bra så langt. Vi opplever et godt samarbeid, og det merkes når man jobber med mennesker som er likesinnede og som ønsker å gjøre løsningene så kostnadseffektive og effektive som mulig for oss.»

Etableringsfasen startet med flere bli-kjent-møter, der Plantasjen møtte hele teamet og sammen la en plan for hvordan overgangen skulle gjennomføres – blant annet hvordan rettigheter og tilganger skulle overføres. 

«Det var viktig for oss at ECIT lyttet til våre behov. I starten innebar det blant annet at teamet i ECIT kun fikk tilgang til dataene våre og observerte, uten å gjøre endringer. På den måten fikk de god innsikt i historikken vår og hvordan vi arbeider», sier Stubberud. 

For Plantasjen var det også viktig at de som håndterer lønn, kjenner til sesongvariasjonene. Kjeden har for eksempel flere lønnskjøringer i sommermånedene på grunn av økt bemanning i høysesongen. Samtidig ønsket de å redusere antall registreringspunkter i lønnsprosessen for å få bedre kontroll – noe de har lykkes med.

Kontinuerlig forbedring

Plantasjen og ECIT jobber kontinuerlig med å forbedre prosessene, blant annet ved å systematisk avdekke feil i lønnsdata.

«Det har gjort oss mer proaktive – og resultatet er tydelig: antall henvendelser og innsendte saker har gått betydelig ned. Vi har rett og slett fått bedre kontroll på dataene våre, noe som sparer oss for mye tid», sier Stubberud.

Partene har hatt flere effektiviserings- og forbedringsmøter, og hver måned etter lønnskjøring evaluerer de hva som fungerte bra og hva som kan forbedres til neste gang.

På lønnssiden har Plantasjen etablert gode rutiner og organisert seg godt. De vet i stor grad hva de ønsker fra et partnerskap, og har vært tydelige på hvordan de vil samarbeide.

«Samtidig er det viktig for oss å bli utfordret på hvordan vi jobber. ECIT har riktige ressurser tilgjengelig, og vi opplever at vi får god støtte i prosessene våre. Teamet er robust og håndterer henvendelser effektivt, slik at vi unngår opphopning av saker.

Jevnlige statusmøter og lav terskel for å ta kontakt er en del av arbeidsformen. Lønnsprosesser innebærer ofte korte frister og raske beslutninger, så det er avgjørende at samarbeidet flyter godt. Vi opplever raske tilbakemeldinger og høy tilgjengelighet», sier Stubberud.

Fleksibilitet i høysesongen

I de travleste månedene opplever Plantasjen høy aktivitet på kort tid, og det krever en partner som kan skalere opp i takt med kjeden. 

«Teamet i ECIT kjenner dette godt og tilpasser seg når det trengs. For oss er det avgjørende at vi kan løse utfordringer sammen på en smidig måte. Etter hvert som vi har jobbet sammen, har vi også blitt bedre kjent og funnet gode arbeidsformer i fellesskap», sier Stubberud.

Helhet på tvers

Totalt sett fungerer det godt for Plantasjen at ECIT leverer tjenester innen flere områder. Selv om IT og lønn er to ulike fagfelt, går de samme tingene igjen i begge leveransene: faste kontaktpersoner som kjenner virksomheten, klare avtaler om responstid og tilgjengelighet, og en vilje til å tilpasse seg når Plantasjens behov endrer seg. Det gjelder enten det handler om nye prosesser på IT-siden eller flere lønnskjøringer i høysesongen.

«Vi har en oppdeling mellom IT og lønn, men opplever samtidig helhet og samarbeid på tvers», avslutter Gylterud.

Les mer om IT-leveransen til Plantasjen her.

Les flere referanser innen lønn & regnskap og IT

Vis alle

Kontakt oss

Vil du vite mer om våre tjenester?

Fyll ut skjema og vi kontakter deg så fort som mulig

+47 915 35 701